Адрес: 142600, Московская область, г.Орехово-Зуево, Октябрьская площадь, д.2, к. 17

Телефон: 8 (496) 413-10-60 (доб. 2004, 1063, 1064), 411-04-09

Электронная почта: arhiv-ozmo@yandex.ru

Начальник архивного отдела: Глебова Елена Вячеславовна

Утверждено распоряжением администрации Орехово-Зуевского городского округа от 31.12.2019 № 373-рк

Положение об архивном отделе Управления по правовым, кадровым вопросам и противодействию коррупции администрации Орехово-Зуевского городского округа Московской области

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел Управления по правовым, кадровым вопросам и противодействию коррупции администрации Орехово-Зуевского городского округа Московской области (далее – архивный отдел) является структурным подразделением администрации Орехово-Зуевского городского округа без статуса юридического лица. Архивный отдел осуществляет отдельные государственные и муниципальные полномочия по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов органов местного самоуправления, муниципальных унитарных предприятий, муниципальных учреждений и организаций (далее – муниципальных организаций) на территории Орехово-Зуевского городского округа.

1.2. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами, Указами Президента Российской Федерации, иными федеральными законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации, Законами Московской области, иными нормативными правовыми актами Московской области, нормативно-методическими документами и распоряжениями Главного архивного Управления Московской области (далее – Главархив Московской области) по вопросам осуществления государственных полномочий, Уставом Орехово-Зуевского городского округа, решениями Совета депутатов Орехово-Зуевского городского округа, постановлениями и распоряжениями Главы Орехово-Зуевского городского округа, постановлениями и распоряжениями администрации Орехово-Зуевского городского округа, а также настоящим Положением.

1.3. Архивный отдел реализует отдельные государственные полномочия, которыми наделена администрация Орехово-Зуевского городского округа в соответствии с законодательством Московской области по временному хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, отнесенных к собственности Московской области и временно хранящихся в муниципальном архиве.

1.4. Положение об архивном отделе утверждается распоряжением администрации Орехово-Зуевского городского округа.

1.5. Финансирование архивного отдела осуществляется за счет средств бюджета Орехово-Зуевского городского округа, а также за счет субвенций, предоставляемых местному бюджету из бюджета Московской области.

1.6. Штатная численность и номенклатура должностей работников архивного отдела устанавливается с учетом штатной численности работников, обеспечивающих исполнение переданных государственных полномочий Московской области, определенной Методикой расчета численности работников муниципального архива в Московской области, обеспечивающих исполнение государственных полномочий по хранению, учету и использованию архивных документов, отнесенных к собственности Московской области.

1.7. Архивный отдел в установленном порядке пользуется печатью администрации Орехово-Зуевского городского округа, в том числе для заверения архивных справок, выписок и архивных копий документов.

1.7.1. Иные документы и их копии, связанные с работой архивного отдела, заверяются круглой печатью с обозначением наименования отдела. Также для заверения копий документов архивный отдел использует штампы.

1.8. Архивный отдел взаимодействует в своей деятельности со структурными подразделениями администрации Орехово-Зуевского городского округа, Главархивом Московской области, организациями, предприятиями и учреждениями независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, расположенными на территории муниципального образования.

1.9. Администрация Орехово-Зуевского городского округа обязана обеспечивать материально-технические условия, необходимые для организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, предоставлять архивному отделу помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архива.

2. Задачи архивного отдела

Архивный отдел реализует государственную политику Московской области в сфере организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Московской области и других архивных документов на территории Орехово-Зуевского городского округа в интересах граждан и государства.

Основными задачами архивного отдела являются:

2.1. Хранение архивных документов, принятых в архивный отдел, в том числе и архивных документов, отнесенных к собственности Московской области.

2.2. Государственный учет архивных документов, хранящихся в архивном отделе.

2.3. Комплектование архивного отдела архивными документами, отражающими материальную и духовную жизнь общества, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, являющимися неотъемлемой частью историко-культурного наследия Московской области, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

2.4. Использование архивных документов, предоставление пользователю информационных услуг и информационных продуктов для удовлетворения его информационных потребностей, информационное обеспечение органов местного самоуправления.

2.5. Реализация переданных отдельных государственных полномочий по временному хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Московской области и временно хранящихся в архивном отделе.

3. Функции архивного отдела

Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

3.1. Хранит на различных носителях принятые архивные документы:

3.1.1. Являющиеся муниципальной собственностью и входящих в состав Архивного фонда Московской области.

3.1.2. Отнесенные к собственности Московской области и временно хранящиеся в отделе.

3.1.3. Личного происхождения, поступившие на законном основании в муниципальную собственность.

3.1.4. По личному составу ликвидированных организаций, действовавших на территории муниципального образования.

3.1.5. Печатные, аудиовизуальные и другие материалы, дополняющие фонды отдела.

3.1.6. Учётные документы, архивные справочники и другие материалы, необходимые в практической работе;

3.2. Принимает меры по созданию нормативных условий хранения архивных документов, размещению их в архивохранилище, обеспечению физического и технического состояния архивных документов.

3.3. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в отделе.

3.4. Осуществляет государственный учет архивных документов, в том числе в автоматизированном режиме, и представляет сведения о хранящихся фондах по установленной форме в Главархив Московской области для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Московской области и других архивных документов.

3.5. Разрабатывает и по согласованию с Экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Главархива Московской области представляет на утверждение администрации городского округа список учреждений и организаций - источников комплектования, документы которых подлежат передаче в архивный отдел.

3.6. Ведет систематическую работу по уточнению списка источников комплектования, представляет на рассмотрение ЭПК Главархива Московской области заключение о включении и исключении организаций из указанного списка.

3.7. Организует, в соответствии с установленными законодательством Российской Федерации сроками, отбор архивных документов для постоянного и долговременного хранения.

3.8. Осуществляет прием архивных документов постоянного хранения и по личному составу, в том числе документов, отнесенных к собственности Московской области, а также архивных документов ликвидированных организаций.

Документы, находящиеся в частной собственности, принимаются на хранение в архивный отдел на основе договора, заключённого между собственником документов и Администрацией Орехово-Зуевского городского округа.

3.9. В целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников комплектования.

3.10. Оказывает методическую и практическую помощь делопроизводствен-ным, архивным и экспертным службам организаций-источников комплектования:

• в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;
• по отбору документов и подготовке их к передаче на постоянное хранение;
• по упорядочению документов по личному составу;
• по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;

3.11. Осуществляет государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на хранении в организациях-источниках комплектования.

3.12. Рассматривает, дает заключение, представляет на утверждение и согласование ЭПК Главархива Московской области поступившие от организаций описи дел постоянного хранения и по личному составу, номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству.

3.13. Согласовывает положения об архивах и экспертных комиссиях организаций-источников комплектования архивного отдела.

3.14. Проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации и методики работы архивов, организации документов в делопроиз-водстве и формировании дел, а также деятельности экспертных комиссий.

3.15. Принимает участие в совместных с администрацией городского округа, Главархивом Московской области проверках соблюдения законодательства РФ об архивном деле и Правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях-источниках комплектования архивного отдела.

3.16. Информирует Главархив Московской области, администрацию Орехово-Зуевского городского округа о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в организациях, других нарушениях в соблюдении правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования архивного отдела.

3.17. Информирует администрацию Орехово-Зуевского городского округа, иные организации муниципального образования о составе и содержании архивных документов по актуальной тематике, исполняет тематические запросы юридических и физических лиц на документную информацию.

3.18. Организует работу пользователей архивными документами, готовит копии документов по их запросам, использует документы в социально-экономических и культурно-просветительских целях на выставках, в средствах массовой информации.

3.19. Исполняет социально-правовые запросы граждан, осуществляет выдачу архивных справок, архивных копий и выписок из документов.

3.20. Осуществляет предоставление муниципальных услуг через Единую интеграционную систему оказания услуг.

3.21. Создает и совершенствует справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат) к архивным документам, хранящимся в отделе, в том числе автоматизированные справочно-поисковые системы, базы данных, архивные справочники о составе и содержании документов с целью оперативного предоставления документной информации. Внедряет в практику работы архивного отдела прогрессивные методы труда.

3.22. Архивный отдел вносит на рассмотрение главы Орехово-Зуевского городского округа предложения по обеспечению сохранности документов, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий; участвует в подготовке и рассмотрении проектов распорядительных документов, планов по архивному делу и делопроизводству.

3.23. Рассматривает жалобы, заявления и предложения граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

4. Права архивного отдела

Архивному отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

4.1. Представлять администрацию Орехово-Зуевского городского округа по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.2. Вносить на рассмотрение администрации Орехово-Зуевского городского округа и Главархива Московской области предложения по развитию архивного дела, улучшению условий хранения, комплектованию, учету и использованию, совершенствованию работы архивов учреждений, организаций и предприятий.

4.3. Участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией Орехово-Зуевского городского округа вопросов архивного дела, готовить проекты распорядительных документов.

4.4. Запрашивать и получать от организаций-источников комплектования и муниципальных организаций необходимые сведения о работе и состоянии архивов.

4.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории Орехово-Зуевского городского округа, рекомендации по вопросам работы архивов.

4.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией Орехово-Зуевского городского округа и ее структурными подразделениями по вопросам архивного дела, участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

4.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

5. Организация работы архивного отдела

5.1. Деятельность архивного отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства на основе годового плана работы, согласованного с Главархивом Московской области и утвержденного администрацией Орехово-Зуевского городского округа.

5.2. Архивный отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности главой Орехово-Зуевского городского округа по согласованию с Главным архивным Управлением Московской области.

5.3. Должности начальника архивного отдела учреждается как должность муниципальной службы. Для исполнения переданных государственных полномочий могут учреждаться должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы.

5.4. Начальник архивного отдела подчиняется главе Орехово-Зуевского городского округа, а также начальнику Управления по правовым, кадровым вопросам и противодействию коррупции администрации Орехово-Зуевского городского округа, курирующему данное направление.

5.5. В случае временного отсутствия начальника архивного отдела (отпуск, болезнь, нахождение в командировке) его обязанности распоряжением администрации временно возлагаются на специалиста архивного отдела.

5.6. Работники архивного отдела назначаются на должность и освобождаются от должности главой Орехово-Зуевского городского округа в порядке, установленном трудовым законодательством.

5.7. Обязанности работников архивного отдела закрепляются в должностных инструкциях, разрабатываемых начальником архивного отдела и утверждаемых распоряжением администрации Орехово-Зуевского городского округа.

5.8. Начальник архивного отдела:

5.8.1. Осуществляет руководство и организует деятельность архивного отдела. Несёт персональную ответственность за выполнение возложенных на архивный отдел задач.

5.8.2. Отчитывается о работе архивного отдела и состоянии архивного дела в Орехово-Зуевском городском округе перед администрацией городского округа и в установленном порядке перед Главархивом Московской области.

5.9. Деятельность архивного отдела организуется в соответствии с правилами, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых администрацией, с учётом рекомендаций Главархива Московской области.

6. Реорганизация и ликвидация

6.1. В случае ликвидации или реорганизации администрации Орехово-Зуевского городского округа по согласованию с Главархивом Московской области архивные фонды и архивные документы, сосредоточенные в хранилищах архивного отдела, передаются ее правопреемнику.

6.2. При отсутствии правопреемника архивные фонды и архивные документы, относящиеся к муниципальной собственности, передаются во вновь созданные органы местного самоуправления или в муниципальные учреждения, созданные для исполнения полномочий в сфере архивного дела.

6.3. При отсутствии правопреемника архивные фонды и архивные документы, относящиеся к собственности Московской области, передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов Московской области.

6.4. При смене начальника архивного отдела приём-передача дел и материалов производится с участием специально созданной комиссии, в состав которой входят представители администрации городского округа и Главархива Московской области. Акт приема-передачи утверждается главой Орехово-Зуевского городского округа и согласовывается начальником Управления по правовым, кадровым вопросам и противодействию коррупции администрации Орехово-Зуевского городского округа, курирующим данное направление, и представляется в Главное архивное управление Московской области.

6.5. Внесение изменений и дополнений в Положение об архивном отделе осуществляется распоряжением администрации городского округа.

7. Ответственность архивного отдела

7.1. Начальник и сотрудники архивного отдела несут персональную ответственность за хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.

7.2. Виды и порядок дисциплинарных взысканий определяются действующим трудовым законодательством.